Interview (v. l. n. r): Jessica Krämer, Sachbearbeiterin Studienfinanzierung, und Santino Calanni, stellvertretender Abteilungsleiter Studienfinanzierung

Mit dem BAföG-Aktenkoffer ins Homeoffice

Jessica Krämer und Santino Calanni haben sich auf den Boulderplätzen am Eifelwall unter freiem Himmel über die Herausforderungen während der Corona-Pandemie und die damit verbundene Digitalisierung der Prozesse innerhalb der Studienfinanzierung ausgetauscht.

Interview: Cornelia Gerecke | Text: Michael Klitzsch, Armin Himmelrath | Fotos: Martina Goyert

Koffer voller Akten, die zu Sachbearbeiter*innen nach Hause geliefert werden, persönliche Beratung von Studierenden am Telefon und Aushilfe beim Projekt Überbrückungshilfe: Die Abteilung Studienfinanzierung hatte nach Ausbruch der Pandemie einige Herausforderungen zu stemmen. Wir sprachen mit dem stellvertretenden Abteilungsleiter Santino Calanni und der Sachbearbeiterin Jessica Krämer über ein Jahr des Wandels.

Herr Calanni, was waren die ersten Maßnahmen in Ihrer Abteilung nach Ausbruch der Pandemie?

Calanni: Nach der ersten Krisenstabssitzung haben wir direkt ein Konzept für die täglichen Umlaufwege im Betrieb entwickelt, um die Kontakte zu reduzieren. Die Postbot*innen gingen nicht mehr in jedes Büro, um die Eingangssendungen zu holen. Und die Sachbearbeiter*innen durften bei den Teamleiter*innen nur noch einzeln ins Büro gehen, wenn sie Fragen hatten. Später haben wir natürlich die Präsenzsprechstunde komplett ausgesetzt und es wurde relativ schnell klar, dass wir versuchen werden, das Homeoffice für das Amt für Ausbildungsförderung einzuführen. Und so kam es dann auch.

 

Frau Krämer, wie haben Sie und Ihre Kolleg*innen den Wechsel ins Homeoffice erlebt?

Krämer: Unterschiedlich. Ich würde aber sagen, die überwiegende Mehrheit war positiv überrascht. Es war schön, dass wir ins Homeoffice gehen und normal weiterarbeiten konnten. Natürlich war es schade, dass dadurch der Kontakt zu den Kolleg*innen im Arbeitsalltag abnahm und wegen der neu eingeführten Regelungen die Teambesprechungen nur noch digital stattfinden konnten.

 

Welche Herausforderungen brachte der Wechsel ins Homeoffice mit sich?

Calanni: Zunächst waren viele Gespräche mit den übergeordneten Behörden nötig, um zu klären, wie wir trotz der vorgeschriebenen strikten Datenschutzanforderungen eine telefonische Beratung anbieten können. Das war bis dahin ausgeschlossen. Wir arbeiten schließlich mit Sozialdaten und da ist ohne eine Authentifizierung der Antragsteller*innen eine Beratung zu einem konkreten Fall nicht möglich. Vor der Corona-Pandemie konnten wir nur allgemeine Rechtsauskünfte am Telefon geben, alles Weitere musste schriftlich oder in der persönlichen Sprechstunde geklärt werden. Glücklicherweise konnten wir mit den Behörden eine Lösung erarbeiten, sodass die Antragsteller*innen sich am Telefon mit persönlichen Daten authentifizieren konnten.

Krämer: Ein weiterer Punkt war der Transport der BAföG-Akten ins Homeoffice. Die Bezirksregierung hat gestattet, dass wir die Unterlagen verschlossen transportieren dürfen. Das heißt, Mitarbeiter*innen, die einen eigenen PKW besitzen, haben Koffer und Kisten gepackt und die Akten mitgenommen. Für Mitarbeiter*innen ohne eigenen PKW wurde der Fahrer aus der Hochschulgastronomie engagiert, um die Akten zu den Sachbearbeiter*innen ins Homeoffice zu transportieren.

Calanni: Das war tatsächlich ein riesiger organisatorischer Mehraufwand – sowohl für die Teamleiter*innen als auch für die Sachbearbeiter*innen. Die Akten mussten den Beschäftigten zugeteilt und die Förderungsnummern aufgeschrieben werden. Es musste festgehalten werden, wer wann die Akten mitnimmt, die Teamleiter*innen mussten das gegenzeichnen und auch die Rückkehr musste vermerkt werden. Kurz: mehr Verwaltung als bisher.

„Mir fehlt der persönliche Kontakt, sowohl zu den Kolleg*innen als auch zu den Studierenden.“

Jessica Krämer

Studierende können ihre Anträge inzwischen auch online stellen. Welche Erfahrungen haben Sie damit gemacht?

Krämer: Bei den Studierenden kommt das super an. Die große Mehrheit ist heute digital unterwegs und findet es natürlich angenehmer, den Antrag zu Hause auszufüllen und direkt per Mail wegzuschicken, ohne zur Post gehen zu müssen. Die Resonanz ist sehr gut und wir erhalten mittlerweile viele Anträge auf diesem Weg. Die Formulare sind jetzt zusätzlich farblich besser markiert, sodass gleich ersichtlich ist, was die Studierenden ausfüllen müssen und welche Fragen einen Elternteil oder die Hochschule betreffen. Bei unserer Bearbeitung der Anträge ist leider noch nicht alles digital. Wir müssen weiterhin alle Formulare ausdrucken. Aber wir freuen uns darauf, dass die Umstellung auf die E-Akte im Kölner Studierendenwerk in Vorbereitung ist.

 

Viele Studierende mussten sich im Pandemiejahr mit Problemen wie finanziellen Engpässen auseinandersetzen. Hat sich das in Ihrer Abteilung bemerkbar gemacht?

Calanni: Auf jeden Fall. Wir hatten u. a. viel mehr Beratungen zu den Aktualisierungsanträgen. Studierende sind auf uns zugekommen, wenn die Eltern Einkommenseinbußen hatten und für sie dadurch ein höherer Förderungsbetrag entstand. Viele Fragen drehten sich auch um die Regelstudienzeit und wie sich die Corona-Pandemie auf diese auswirkt.

 

Wie hat sie sich ausgewirkt?

Calanni: Die Hochschulen haben die Regelstudienzeit um drei Semester erhöht. Seit der Pandemie sind das Sommersemester 2020, das Wintersemester 2020/2021 und das Sommersemester 2021 als Nullsemester angerechnet worden.

 

Welche anderen Unterstützungsangebote konnten Sie den Studierenden machen?

Calanni: Außerhalb des BAföGs ist hier vor allem die Überbrückungshilfe zu nennen. Studierende, die aufgrund der Pandemie zum Beispiel ihren Job verloren haben oder bei denen die Unterstützung der Eltern weggefallen ist, können auf diesem Weg finanzielle Hilfe beantragen. Zusätzlich bieten wir noch Daka-Darlehen und den KfW-Kredit an. Und wir verweisen auf unsere Sozialberatung, die auch noch ein paar Förderungsmöglichkeiten vermittelt. Hier wurde etwa ein Corona-Sonderfonds vom Kölner Studierendenwerk aufgelegt: insgesamt 150.000 Euro für Notfälle, die sehr unbürokratisch mit maximal 800 Euro pro Fall ausgezahlt wurden. Mit dem zweiten Lockdown wurde der Fonds von 100.000 Euro auf 150.000 Euro aufgestockt und die Richtlinien wurden angepasst, sodass die Studierenden noch ein weiteres Mal dieses Darlehen aufnehmen konnten.

„Die Pandemie hat der Digitalisierung einen großen Schub verpasst.“

Santino Calanni

Stichwort Überbrückungshilfe: Wie stark war das Team der Studienfinanzierung in die Sonderarbeitsgruppe eingebunden?

Krämer: Die BAföG-Abteilung ist in der ersten Woche komplett mit in die Überbrückungshilfe eingestiegen, weil wir ein bisschen aufholen mussten. Die Studierenden konnten schon Anträge stellen, aber das System zur Bearbeitung war uns noch nicht gleich zur Verfügung gestellt worden. Wir haben so viel geholfen wie möglich, soweit es die BAföG-Anträge zugelassen haben.

Calanni: Die Sonderarbeitsgruppe zur Überbrückungshilfe hat aus allen Bereichen Unterstützung bekommen – Beschäftigte aus der Hochschulgastronomie, aus dem Rechnungswesen, aus dem Einkauf, aus dem Studentischen Wohnen und aus den verschiedenen Sekretariaten haben mitgeholfen.

 

Für die Überbrückungshilfe wurde erstmals im Kölner Studierendenwerk ein komplett virtuelles Team zusammengestellt und ein digitaler Prozess aufgebaut. Wie war das für Ihre Abteilung, die ja noch viel mit Papier arbeitet?

Calanni: Es war für viele ein kleiner Schock, keine Nachweise in Papierform zu haben. Aber es war auch ein interessanter Blick in die Zukunft, ein Ausblick darauf, wie Anträge zeitgemäß bewältigt werden können. Das hat bei den Kolleg*innen der Studienfinanzierung durchaus Wellen geschlagen. Es ist zudem auch sehr gut gelaufen, finde ich.

Krämer: Dem kann ich nur zustimmen. Es war ein schöner Einblick in das digitale Arbeiten und man konnte schon sehen, dass die Kolleg*innen wirklich positiv überrascht waren, dass es so gut funktioniert.

 

Wie bewerten Sie das vergangene Jahr insgesamt?

Krämer: Mir fehlt tatsächlich der persönliche Kontakt, sowohl zu den Kolleg*innen als auch zu den Studierenden. Wenn jemand vor mir sitzt, ist das einfach anders, als wenn man telefoniert oder in die Webcam spricht. Ich freue mich auf die Rückkehr von etwas Normalität und darauf, wieder Teamsitzungen zu haben, die persönlich vor Ort stattfinden. Ein echter Fortschritt ist aber sicherlich, dass die technische und digitale Entwicklung in ganz Deutschland, aber auch speziell in unserer Abteilung, voranschreitet. Wir haben zum Beispiel Studierende, die Stunden entfernt wohnen. Für sie war eine persönliche Beratung bisher mit erheblichem Aufwand verbunden. Mit den neuen Möglichkeiten ist vieles einfacher.

Calanni: Die Pandemie hat auf jeden Fall nicht nur bei uns, sondern deutschlandweit der Digitalisierung einen großen Schub verpasst. Wichtig war in diesem Zusammenhang die Erkenntnis, dass wir ebenfalls von zu Hause aus gute Arbeit leisten. Das wird uns bei der Digitalisierung und der Einführung der E-Akte helfen. Dieses Jahr war diesbezüglich eine Art Testlauf, bei dem einige Hürden genommen und Hemmnisse bereits abgebaut werden konnten.

Jessica Krämer begann 2007 ihre Ausbildung zur Bürokauffrau im Kölner Studierendenwerk, die sie nach zweieinhalb Jahren abschloss. In einem Abendstudium qualifizierte sie sich darüber hinaus zur Fachwirtin für Marketingmanagement. Nach ihrer Ausbildung startete sie in der Abteilung Studienfinanzierung als Sachbearbeiterin für BAföG-Anträge. Im Pandemiejahr 2020 kam eine neue Aufgabe hinzu: Im Projekt Überbrückungshilfe für Studierende übernahm sie als eine von drei Key-User*innen die Leitung der Sonderarbeitsgruppe Überbrückungshilfe (SAG-Ü), bearbeitete dabei die Anträge und beriet und schulte die Kolleg*innen aus dem Team der Antragsbearbeitung.

Santino Calanni ist stellvertretender Leiter der Studienfinanzierung und schon seit seiner Ausbildung zum Bürokaufmann, die am 1. November 1997 startete, im Werk dabei. Sein selbstgewählter Arbeitsschwerpunkt: die Digitalisierung. Er leitet ein Projektteam, das die elektronische BAföG-Akte – kurz E-Akte – entwickelt. Zwar ist das Projekt noch nicht abgeschlossen, aber das Pandemiejahr zeigte, dass die E-Akte zu einer echten Arbeitserleichterung führen wird. Bei der Überbrückungshilfe, bei der alle Anträge digital gestellt wurden, engagierte er sich im Vorbereitungsteam und als Key-User.

0
geförderte Studierende

– 8 %* (15.815**)

0
bearbeitete BAföG-Anträge

-1,15%* (14.664**)

0
Onlineanträge

(0**)

0
Wiederholungsanträge

+11 %* (7.971**)

0
Erstanträge

-19,1 %* (5.360**)

0
durchschnittliche Auszahlungssumme

+16,4%* (451€**)

0
KfW-Kredite

-30% (132**)

0
Mio. €
Auszahlungssumme

+12,47%* (66,5 Mio. €**)

0
Daka-Darlehen

-22%* (122**)

0
Corona-Sonderfonds des Werks

* prozentuale Abweichung im Vergleich zu 2019
** 2019

Ab SoSe Förderhöchstdauer verlängert