Interview (v. l. n. r): Simon Drechsler, Leiter Organisations- und Personalentwicklung und Barbara Hohelüchter, Sachbearbeiterin in der Sonderarbeitsgruppe Überbrückungshilfe (SAG-Ü)

Über Schicksale zu entscheiden war nicht immer leicht

Barbara Hohelüchter und Simon Drechsler haben sich beim Interview das erste Mal abseits eines Bildschirms im piccolo w getroffen und von ihrer Zusammenarbeit beim ausschließlich digital realisierten Projekt in der Sonderarbeitsgruppe Überbrückungshilfe (SAG-Ü) erzählt.

Interview: Cornelia Gerecke | Text: Michael Klitzsch, Armin Himmelrath | Fotos: Matthias Klegraf

Von der Küchenhilfe zur Antrags-Expertin: Barbara Hohelüchter gab vor der Pandemie in der Kita des Kölner Studierendenwerks Essen aus. Im Team von Simon Drechsler wurde sie zur Fachfrau fürs Bearbeiten von Anträgen auf Überbrückungshilfe. Und das alles im Homeoffice: Nach einem Jahr im ersten virtuellen Team des Kölner Studierendenwerks trafen wir Barbara Hohelüchter und Simon Drechsler zum Interview – die beiden sahen sich bei dem Termin das erste Mal persönlich.

Herr Drechsler, wie ist die Sonderarbeitsgruppe Überbrückungshilfe entstanden?

Drechsler: Nachdem das Bundesministerium für Bildung und Forschung die Überbrückungshilfe aufgesetzt hatte, liefen bei uns im Studierendenwerk die Vorbereitungen für die Bearbeitung der Anträge. Zum fünfköpfigen Vorbereitungsteam gehörten der Geschäftsführer, die Studienfinanzierung, der Bereich Finanzen, die Unternehmenskommunikation und natürlich die IT. Sie beschlossen die eigene Sonderarbeitsgruppe Überbrückungshilfe – kurz SAG-Ü – dafür ins Leben zu rufen. Zusammen mit Jessica Krämer und Santino Calanni aus dem BAföG-Team habe ich die Organisation der neuen Arbeitsgruppe übernommen, die diese Aufgabe bewältigen sollte. Als Erstes haben unsere Führungskräfte und wir eine Reihe unserer Kolleg*innen darauf angesprochen, ob sie Interesse haben, in diesem Team mitzuwirken. Es gab eine tolle Resonanz und wir konnten zeitweise 90 Personen einbinden. Das war ein Umfang, den wenige Studierendenwerke so angesetzt haben.

 

Welche Menschen fanden sich in dieser neuen Arbeitsgruppe zusammen?

Drechsler: Bei uns haben Beschäftigte aus der Mensa genauso wie beispielsweise aus dem BAföG-Team und dem Gebäudemanagement gearbeitet. Wir haben da den ganzen Querschnitt des Kölner Studierendenwerks abgebildet.

 

Eine dieser Kolleginnen waren Sie, Frau Hohelüchter.

Hohelüchter: Das stimmt. Ich hatte mir damals gerade den Fuß gebrochen und konnte daher in der Kita nicht mehr das Essen ausgeben. Ich habe im werkNET, dem Intranet des Kölner Studierendenwerks, den Aufruf für die neue Arbeitsgruppe gesehen. Und da ich gerne weiterarbeiten wollte und die Struktur brauchte, habe ich mir das angeschaut. Kurzum: Sie haben mich genommen und mir hat die neue Aufgabe von Anfang an Spaß gemacht. Aber ich war sehr aufgeregt, weil der Bereich für mich völlig neu war. Nach kurzer Zeit zeigte sich: Es war eine gute Entscheidung.

 

Herr Drechsler, wie haben Sie die Kolleg*innen auf die neue Aufgabe vorbereitet?

Drechsler: Das war eine besondere Herausforderung, denn wir haben das erste Mal für das Kölner Studierendenwerk ein komplett virtuelles Team organisiert. Tatsächlich haben wir uns alle noch nie gesehen, ich treffe Barbara Hohelüchter heute das erste Mal persönlich. Wir kennen uns seit einem Jahr nur vom Bildschirm. Um die Kolleg*innen vorzubereiten, wurden zunächst Online-Workshops und ein Anlernen per Videokonferenz angeboten. Die Aufzeichnungen haben wir dann als Schulungsvideos ins werkNET gestellt.

„Ich war sehr aufgeregt, weil der Bereich für mich völlig neu war. Nach kurzer Zeit zeigte sich: Es war eine gute Entscheidung.“

Barbara Hohelüchter

Wie haben Sie diese Anfangsphase erlebt, Frau Hohelüchter?

Hohelüchter: Wir mussten zunächst lernen, mit der Website umzugehen, mit der wir die Anträge bearbeiten, welche Funktionen es gibt und wie man sie nutzt. Ich habe meistens zu Hause an meinem Laptop gearbeitet. Wenn ich zwischendurch noch für die Arbeit in der Kita war, habe ich mir auf dem Handy die Schulungsvideos auf dem Heimweg in der Bahn angeguckt. Mir kam es sehr entgegen, dass alles digital war und wir es so flexibel nutzen konnten.

 

Was empfanden Sie als besondere Herausforderung beim Prüfen der Anträge?

Hohelüchter: Das Schwierigste war der persönliche Einblick in das Leben der Studierenden und sich davon ein Stück weit zu distanzieren. Bis zu einem gewissen Grad bewertet man bei der Prüfung ja auch das Leben der Studierenden, etwa für was jemand sein Geld ausgibt. Ob es in Online-Spiele fließt oder ob sich jemand in der Pandemie ein iPhone für 1.500 Euro kauft und dann einen Antrag auf Unterstützung stellt. Die Beurteilung ist mir am Anfang sehr schwergefallen. Das eine ist noch in Ordnung, das andere geht nicht. Da habe ich dann oft nachgefragt.

Drechsler: Tatsächlich ist der Unterschied zu allen anderen Anträgen, die wir kennen, dass die Studierenden diesen Antrag erstmals komplett digital stellen und für die Authentifizierung ein Foto von sich mitschicken müssen. Beim Bearbeiten haben wir so immer ein Bild von den Antragsstellenden vor Augen. Das macht den Entscheidungsprozess persönlicher. Ein wichtiger Bestandteil der Arbeit ist es, nachzukontrollieren, ob es plausibel ist, dass sich jemand in einer Notlage befindet, und ob die dokumentierten Ausgaben sinnvoll waren. Oder ob jemand bei Verzicht auf diese Ausgaben gar nicht erst in Notlage geraten wäre. Dabei wird über Schicksale entschieden und das ist sicher nicht immer leicht.

 

Ist die Bearbeitung der Anträge mit der Zeit leichter geworden?

Hohelüchter: Es gibt immer noch ein paar Anträge, da stutze ich schon, aber in den allermeisten Fällen trifft es mich nicht mehr so. Es ist bis zu einem gewissen Maß normal und hilfreich, mit Schemata zu arbeiten, etwas einzuordnen und dann weiterzumachen. Zu Beginn habe ich mir sehr viele Gedanken gemacht, ob ich alles richtig entschieden habe. Jetzt ist da eine gewisse Routine.

 

Wie viele Anträge gab es insgesamt? Und wie viele davon wurden bewilligt?

Drechsler: Wir hatten insgesamt um die 20.000 Anträge. Etwa 60 Prozent endeten mit einem positiven Bescheid. Insgesamt sind die Antragszahlen rückläufig, was sich auch erklären lässt: Jemand, der mehrfach abgelehnt wird, der verzichtet natürlich zukünftig auf den Antrag. Mit der Verteilung auf Zusage und Ablehnung bin ich sehr zufrieden, da liegen wir völlig im Durchschnitt. Wir vergleichen uns diesbezüglich regelmäßig mit den anderen Studierendenwerken in NRW.

 

Haben sich die Mitarbeiter*innen der Arbeitsgruppe untereinander geholfen?

Hohelüchter: Anfänglich gab es von den Sachbearbeiter*innen selber untereinander relativ wenig Kommunikation, wir waren einfach wahnsinnig viele. Später konnte man Anträge an die leitenden Kolleg*innen weiterschicken, die dann noch mal drübergeguckt haben.

Drechsler: Wir haben den Kontakt bewusst organisiert. Über mehrere Monate war täglich ein virtueller Meeting-Raum geöffnet, in dem sich die Sachbearbeiter*innen bei Fragen mit einer/einem der drei leitenden Kolleg*innen austauschen konnten – als ob man im Büro zu einem Mitarbeitenden nebenan geht. Man konnte dort den Bildschirm teilen, sich über die Schulter schauen und direkt weiterhelfen lassen. Dazu gibt es bis heute jeden Freitag Meetings, bei denen Änderungen, Fragen und Zahlen durchgesprochen werden.

„Das war eine besondere Herausforderung, denn wir haben das erste Mal für das Kölner Studierendenwerk ein komplett virtuelles Team organisiert.“

Simon Drechsler

Haben die Studierenden Feedback zu den bearbeiteten Anträgen gegeben?

Drechsler: Natürlich melden sich in erster Linie diejenigen, die nicht zufrieden sind. Das liegt in der Natur der Sache. Das positive Feedback haben wir uns selbst organisiert und über den Geschäftsführer bekommen.

Hohelüchter: Es ist aber auch durchaus so, dass einige Studierende bei den Folgeanträgen schreiben: „Vielen Dank für die Hilfe letzten Monat, das hat mich gerettet.“

 

Wie bewerten Sie, dass von Studierendenseite zu hören war, der Antrag auf Überbrückungshilfe sei zu kompliziert?

Hohelüchter: Ich habe mich relativ früh selber einmal auf der Seite der Antragssteller*innen eingeloggt. Dort habe ich mir einen Account erstellt, um mir einmal anzugucken, was auf der Seite abgefragt wird und wie die Erklärungen aussehen. Ich muss sagen, dass ich den Online-Antrag eigentlich nicht besonders kompliziert fand. Zudem haben wir durch Nachforderungen ermöglicht, dass Details nachgereicht werden können – zum Beispiel Nachweise darüber, wann Bewerbungen getätigt wurden oder Absagen angekommen sind.

Drechsler: Wir haben auf der Homepage auch Videos online gestellt, in denen aus Sicht einer Sachbearbeiterin erklärt wird, worauf Studierende achten sollten. Natürlich versuchen wir im Kölner Studierendenwerk, die Studierenden zu unterstützen. Wir diskutieren auch mit Beschwerdeführer*innen. Und ich habe das Gefühl, dass die Antragsstellenden immer besser Bescheid wissen und immer seltener überrascht sind, wenn ein Antrag nicht genehmigt wird. Entsprechend sinkt auch die Anzahl der Beschwerden. Natürlich gibt es immer mal Diskussionen, die unangenehm sind. Aber wir versuchen, das durch intensive Kommunikation abzufedern.

 

Trotz der komplett virtuellen Arbeitsbeziehung: Gab es auch soziale Events?

Drechsler: Ja, wir hatten sogar eine digitale Überraschungsparty mit Band für das ganze SAG-Ü-Team. Ein Bandmitglied davon spielt sogar bei den Bläck Fööss. Dafür wurde in der Mensa extra eine Bühne für die Band aufgebaut. Vor Ort waren unser Geschäftsführer Herr Schmitz, der sich für die bis dahin geleistete Arbeit bedankte, und Leute, die Kamera und Ton bedienten. Wir haben das ganze Konzert dann über einen YouTube-Kanal übertragen und gleichzeitig in einer WhatsApp-Chatgruppe zusammen gefeiert.

Hohelüchter: Alle haben im Vorfeld ein Paket geschickt bekommen. Da waren Nachos drin, Bier, eine Schüssel und Soße und ein paar Luftschlangen, damit wir richtig in Partylaune kommen. Einige von uns sind während des Konzerts vor dem Bildschirm auch ein bisschen aus sich herausgegangen – auch ich bin rumgehüpft.

Barbara Hohelüchter unterstützt seit April 2019 das Werk als Küchenhilfe in der Mensa Zülpicher Straße. Nachdem im März 2020 aufgrund des Lockdowns die Mensen schließen mussten, wechselte sie zum Catering und zur Essenausgabe in der Kita Paramecium. Ein gebrochener Fuß setzte sie außer Gefecht, bis sie den Aufruf zur Mitarbeit in der Sonderarbeitsgruppe Überbrückungshilfe (SAG-Ü) las. So wurde sie Expertin für die Bearbeitung von Onlineanträgen, später dann Key-Userin im SAG-Ü-Team. Im Juli 2021 übernahm sie das Sekretariat im Personalrat.

Simon Drechsler begann 2005 als Studentische Hilfskraft im Kölner Studierendenwerk und leitet heute, nach den Zwischenstationen im Studentischen Wohnen und Internen Service – Personal, den Stabsbereich Organisations- und Personalentwicklung. Als Mann der ersten Stunde bereitete er die Bearbeitung der Überbrückungshilfeanträge im Kölner Studierendenwerk mit vor, war im SAG-Ü-Leitungsteam tätig und somit Vorgesetzter von Frau Hohelüchter. Im Juli 2021 übernahm er den Vorsitz im Personalrat und arbeitet so weiterhin mit Frau Hohelüchter zusammen.

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vollständig gestellte Anträge
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bearbeitete Anträge
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davon bewilligt (59%)
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davon abgelehnt (40,8%)
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insgesamt ausgezahlt
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durchschnittliche Auszahlungshöhe pro Studierende*m
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Mitarbeitende
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Weeklys (wöchentlicher Videoaustausch)